Аутсорсинг кадрового делопроизводства: быть или не быть?

От 30 до 50 тысяч рублей штрафа грозит компании за неверное ведение трудовых договоров. Неправильно оформленная трудовая книжка обойдется в 10 тысяч рублей. При этом потери несет работодатель, а не ответственное лицо. Уверены ли вы, что в вашей компании к делопроизводству комар носа не подточит? 

Принимая на работу сотрудника, мы надеемся, что он будет добросовестно исполнять свои обязанности. Содержать специалиста по кадровому делопроизводству, когда в компании работает менее 200 человек, нецелесообразно – неоправданно дорого. Ему нужно платить зарплату, обустроить рабочее место, платить налоги и взносы в государственные фонды. Поэтому ведение кадрового делопроизводства ложится на плечи менеджеров по персоналу, бухгалтеров и даже секретарей. Работу они могут выполнять вполне добросовестно, но зачастую им не хватает знаний и времени – ведь речь идет о дополнительной нагрузке.

Зайдите прямо сейчас в «отдел кадров»  и попросите предоставить вам пакет документов работника, которого перевели в другую должность или изменили систему оплаты труда. В первом случае должен быть приказ на перевод в другую должность, дополнительное соглашение к трудовому договору. Приказом внести изменения в штатное расписание, если должность новая. Во втором случае нужен приказ о внесении изменений в положение об оплате труда, новое положение об оплате труда или дополнения к имеющемуся. Приказ и изменения в штатное расписание. Далее дополнительное соглашение к трудовому договору работника, приказ об изменении системы оплаты труда. Со всем пакетом документов работник должен быть ознакомлен лично и под роспись.  Все подписи на месте, все требования трудового, налогового и гражданского  законодательства соблюдены? Поздравляем, дальше можете не читать.

Если есть замечания к ведению документов, то есть смысл остановиться и задуматься.

Чтобы выявить все погрешности в документоведении, предстоит провести кадровый аудит. И, скорее всего, силами сторонней компании. Если бы сотрудники обладали всеми знаниями, наверное, не допустили очевидных ошибок.

Аудит провели, недочеты выявили и устранили. Уверены ли вы в том, что ситуация не повторится? Возможно, стоит поручить эту работу профессионалам, которые напрямую заинтересованы в правильности и качестве документооборота?

Если в компании работает менее 200 человек, обеспечить полностью «кадровика» работой не удастся. И придется снова нагружать его непрофильными функциями. Либо сразу взять инспектора по кадрам на полставки. Но тогда к расходам на зарплату нужно добавить расходы на содержание рабочего места.

Однако существует способ относительно недорогого, но гарантированно правильного и законного ведения кадрового делопроизводства в любой, даже малочисленной компании - аутсорсинг (передача некоторых непрофильных бизнес-процессов на обслуживание в специализирующуюся на этом компанию).

Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг позволит сэкономить время и расходы (на 30 – 50%), а также быть уверенным в том, что работа выполняется качественно на 100%.

В случае выявления нарушения, ответственность понесет компания, оказывающая услуги в соответствии с гражданским кодексом РФ.

Передавая ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг, организация-заказчик получает возможность сосредоточить свои силы и ресурсы на основном виде предпринимательской деятельности компании.

Европа давно передает непрофильные бизнес-функции на аутсорсинг, оптимизируя финансовые, управленческие затраты и в целом бизнес-процессы . При этом в России многие компании опасаются передавать часть своих функций на аутсорсинг. Дело в том, что специфика российского аутсорсинга состоит в том, что предприниматели применяют аутсорсинг для ухода от налогообложения и иных финансовых обязательств по отношению к государству и своим работникам. В связи с этим налоговые органы проводили обширные кампании с целью убедить предпринимателей в том, что аутсорсинг – это незаконно.

Однако правильно оформленные отношения по передаче вспомогательных бизнес-процессов (кадровое делопроизводство, бухгалтерия, юридическое сопровождение, маркетинг,  клининг) на аутсорсинг позволит предприятию не только высвободить дополнительные ресурсы и средства, но и избежать вопросов и проверок со стороны налоговых органов.

Что такое правильный и законный аутсорсинг рассказывает
юрист Холдинга «Люди Дела» - Алексей Аржанников:

а) передача непрофильных функций на обслуживание сторонней организации. Если ваша компания занимается производственной деятельностью, то на аутсорсинг можно отдать как раз-так кадровое делопроизводство, бухгалтерию, юридическое сопровождение. Соответственно нельзя отдавать на аутсорсинг часть производства (или полностью производство, как делают некоторые «умельцы»).

б) выполнение непрофильных функций сотрудником (лицом), которое не было ранее трудоустроено в организации.  Если у вас в штате был кадровик, а вы его трудоустроили в другую компанию, заключили с ней договор аутсорсинга и кадровик продолжил выполнять ту же работу, что и раньше, этот договор будет расценен налоговыми органами как уход от налогообложения и незаконные действия. В рамках законного аутсорсинга к вам приходят люди, которые у вас раньше не трудились и которые работают в  компании, с которой вы заключили договор аутсорсинга.

в) наличие экономического обоснования передачи непрофильных функций на аутсорсинг. Передача непрофильных функций на аутсорсинг должно быть экономически выгодным, выгодным именно в производстве, а не для целей сокращения налоговых обязательств.

Передача непрофильных бизнес-процессов на аутсорсинг – это законное и экономически выгодное действие, которое при правильном его оформлении позволит как сократить расходы и высвободить новые ресурсы для ведения бизнеса, так и оставаться абсолютно честными перед государством и работниками.

Поэтому, при выборе компании, которой можно будет передать на аутсорсинг непрофильные функции,  внимательно отнеситесь к компании, оказывающей данные услуги. Обратите внимание на то, сколько времени компания на рынке, с кем работает и какую долю рынка занимает. Доброе имя будет гарантировать результат и безопасность.

Статья оказалась полезной? Поделиться в

Возврат к списку