Рекрутмент - как проектный бизнес

Итак, подбор персонала  на открытую позицию необходимо рассматривать как проект, подчиняющийся всем классическим законам.   В противном случае, вакансии в вашей компании всегда будут открыты. 

Дадим определение проекту по  ГОСТ Р ИСО 9000-2008, Системы менеджмента качества.

Прое́кт (произошло от лат.слова  projectus — брошенный вперед, выступающий, выдающийся вперёд) — это уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с начальной и конечной датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам, стоимости и ресурсам.

Проект обладает рядом свойственных ему характеристик:

• Временность — любой проект имеет четкие временны́е рамки (это не относится к его результатам); 
• Уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать уникальные результаты , достижения, продукты. В подборе персонала- результатом будет найм необходимого специалиста. 
• Последовательная разработка — любой проект развивается во времени, проходя через определенные ранее этапы или шаги.
• Каждый проект имеет  окружение и  развивается в определенной среде. Причем независимо от того, какой предметной области он принадлежит, эта среда напрямую влияет на проект.

Первая категория: Социально-культурное окружение (нравы и обычаи местности, этические соображения проектной деятельности и т. д.)

В нашем случае социально -культурное окружение проекта по подбору персонала  - нравы  и обычаи России, этические принципы ведения бизнеса, формат предоставляемой информации.

Вспомним, что, не смотря на существующий в России Трудовой Кодекс, каждая компания самостоятельно устанавливает законы приема  и увольнения, увеличения заработной платы, передвижение по карьерной лестнице и т.д. Некоторые компании четко соблюдают установленный законом порядок, а кто-то вносит свое собственное видение.  Так же к  нашим особенностям  можно отнести реформы высшего и среднего образование, появление коммерческих образовательных учреждений, готовящих специалистов, не отвечающих требованию бизнеса. И бизнесу приходится приспосабливаться, вносить свои собственные коррективы.

Вторая категория:  Международно-политическое окружение (политическая ситуация на территории, экономическое влияние, ресурсоемкость местности и т. д.)

Международно- политическая среда-политическая ситуация в стране, наличие компаний из категории среднего и малого бизнеса, влияние экономической нестабильности,  ограничения в выборе наиболее подготовленных квалифицированных кадров в  некоторых специальностях, регионах.  

Например:  ужесточение законов о ввозе новых транспортных средств и увеличение таможенных пошлин, повлияло на производителей автомобилей, вынудив их открывать заводы на территории России. Собственно были выбраны наиболее привлекательные с точки зрения налогообложения  регионы, где сконцентрировалось наибольшее количество заводов по отверточной сборке автомобилей. Это повлияло на рынок труда в Ленинградской области, Калининградской и Калужской областях. Например, в моей практике был проект по оценке производственного персонала крупной иностранной компании. Одной из причин необходимости проведения оценки персонала, заказчик называл отсутствие на территории  и в близлежащих городах квалифицированных рабочих, которых в дальнейшем можно было пригласить на управленческие должности среднего звена.  

Третья категория: Окружающая среда (экологические параметры, наличие природных ресурсов и т. д.)

На  локальную концентрацию тех или иных  бизнесов в том или ином регионе будут влиять наличие полезных ископаемых или близость морей. Не для кого не секрет, что в России металлообрабатывающие предприятия в больше концентрации находятся около Урала.

Кроме этого, в сфере подбора персонала, важным окружением являются  3 важных участника проекта: заказчик, исполнитель и кандидат.

Это звучит несколько  цинично, однако остается фактов, что в проекте по подбору персонала-  кандидат будет тем «продуктом», который необходим для нашей деятельности. В последнее время мы столкнулись со снижением активности кандидатов на рынке труда, уменьшение количества молодых специалистов, увеличением числа кандидатов из возрастной категории «тем, кому за 40». Это влияет на результаты работы рекрутеров.

Давайте рассмотрим подробнее остальных участника проекта.

Второй участник: Заказчик - внутренний или внешний. Внешний заказчик – представитель компании-работодателя, в которую нанимается сотрудник. Внутренний заказчик- представитель отдела, департамента, в который нанимается сотрудник. Третий участник: Исполнитель- также может быть внутренний или внешний исполнитель. Внутренний исполнитель - это представитель внутренней  службы персонала  или любой сотрудник, отвечающий за подбор персонал. Внешний исполнитель- это компания оказывающая услуги по подбору персонала или фрилансер.

Рассмотрим,  что из себя представляют  внутренний и внешний подбор.

Внешний и внутренний подбор можно разделить на 2 категории:

• 1 категория определяется по  источнику  поиска сотрудников.  Вторая категория -по исполнителю. Внешний подбор с точки зрения исполнителей- это поиск и подбор выполняет внешний исполнитель. Те.-это рекрутинговая компания или фрилансер. Общаясь между собой, менеджеры по подбору персонала часто  говорят, я работаю во внешнем подборе. Значит, он работает в рекрутинговой компании или кадровом агентстве, или фрилансером.  И наоборот, я работаю во внутреннем подборе – значит, работает в компании, занимается подбором под внутренние цели  и задачи своего работодателя.
• 2 категория по источнику поиска. Внешний подбор - поиск и подбор кандидатов из числа активных соискателей, тех, кто направил вам свое резюме или разместил свое резюме в открытых источниках. Это- все рассматриваемые вами кандидаты, не работающие внутри вашей компании. Внутренний подбор- это подбор кандидата на вакансию, из числа подавших заявку, резюме, работающих внутри компании или выбранные вами из кадрового резерва. Процесс внутреннего подбора  чаще всего основывается на кадровом резерве компании.

Особенности внутреннего и внешнего заказчиков подбора персонала.

Кто может быть заказчиком подбора? Заказчиком  может быть любое лицо компании, принимающее решение о найме необходимого специалиста или его представитель. Для кадровых агентств  представителем такого заказчика, как правило,  является служба персонала.  Так же вы  должны быть готовы к тому, что иногда заказчиком будет человек, не принимающий решение о найме.  Например, нам часто приходится взаимодействовать с представителями службы персонала, которые не принимают решение о соответствии кандидатов, предъявляемым требованиям. В таком случае служба персонала выполняет координационные функции. Наиболее часто такая тенденция встречается  в it  проектах.

В нашей практике был проект, когда служба персонала организовала телеконференцию  с нанимающим менеджером, не только для того, чтобы мы могли получить информацию из первых рук, а также для того, чтобы самим услышать более подробную информацию о позиции.

С одной стороны работа с нанимающим менеджером удобна, т.к. Вы имеете доступ к первоначальной информации. К  сожалению,  не все руководители имеют навык формулирования требований к своему подчиненному.  Во внутреннем подборе Вы можете столкнуться с формулировкой: «Вы как профессионал – сами знаете, кто нам нужен».  И тогда  можно допустить ряд ошибок. Когда собственные ощущения расходятся с ожиданиями непосредственного заказчика.

Поэтому всегда  согласовывайте  и утверждайте критерии поиска и подбора у непосредственного заказчика или его представителя. Старайтесь вести поиск не только на основании внутренних ощущений, а на основании подписанной со стороны заказчика заявке.

Также бывает, что на  позицию ассистента руководителя Ген. Директора, заявку подает действующий помощник. В данном случае вы можете столкнуться с наложением своего собственного виденья на ситуацию. Попытки описать не предъявляемые требования к кандидату, а самого себя.

Редко, но встречается ситуация,  когда ваш заказчик ищет руководителя самому себе. В таком случае Вы можете столкнуться с ситуацией, что предъявляемые требования не будут соответствовать представлениям принимающего решения лица. Как известно, каждое следующее передающее звено искажает первоначальную информацию. Поэтому наиболее удачным в сфере подбора персонала будет сотрудничество с лицом, принимающим решение о найме.

Структура проекта  «Подбор персонала»

Каждый проект имеет свой жизненный цикл. Как и в других сферах, так и  в рекрутменте проект будет разбит на три  этапа.

• 1 Этап  - Подготовка проекта. Данный этап состоит из: Снятие запроса у заказчика. Составление описание позиции. Разработка рабочих материалов. Подготовка объявлений. Определение тактики поиска.
• 2 этап- Осуществление поиска и отбора кандидатов. Виды работ: Скрининг резюме. Проведение телефонных и/или интерактивных интервью. Подготовка информации о кандидате. В кадровом Агентстве Люди Дела анкету заполняют сами кандидаты. Консультант может только ее дополнить своими комментариями для  заказчика. Соответственно наш Закачик получает двойное представление кандидата: само представление от кандидата и виденье исполнителя (консультанта по подбору персонала). 
• 3 Этап - Пост проектный мониторинг. Виды работ: выход кандидата на работу. Курирование кандидата в течение испытательного срока. В случае необходимости, выполнение замены уволенного сотрудника.

Рассмотрим все этапы более детально.

Первый этап: подготовка проекта или  планирование. Для успешного достижения цели, необходимо составлять планы, воплощать их в жизнь и обеспечивать контроль их  выполнения. При этом важно следить,  чтобы события развивались так, как было запланировано, а также корректировать планы и задачи в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Мы не будем рассматривать теоретические основы процесса планирования. Назовём только инструменты, которые помогают сотрудникам Кадрового Агентства Люди Дела быть эффективными в своей деятельности.

Методика SMART. Цели должны быть:

• Во-первых, Конкретными (specific) – ясными и четкими в отношении того, что должно быть достигнуто. В случае проекта по подбору персонала. В описание позиции должно быть четко прописаны должностные обязанности и предъявляемые требования.  Обозначен срок найма сотрудника.
• Во-вторых -Измеримыми (measurable) – т.е. указывать, как (чем) будет измеряться успех. Применяя данный критерий к подбору персонала - это будет оцифрованный опыт работы нанимаемого специалиста. Опыт работы в определенной сфере не менее определенного количества лет, на заявленной должности не менее какого то количества лет.  Чем четче вы оцифруете требования, тем легче вам будет доказывать, что кандидат соответствует заявленным требованиям.  Успех деятельности рекрутера измеряется - положительным прохождением испытательного срока.
• В третьих Согласованными (agreed). Обязательно согласовывайте свое виденье с  человеком, который будет работать ради достижения поставленной цели, и с любым, на кого может повлиять результат достижения цели.Т.е. описание позиции  и критерии поиска должны быть согласованы и подписаны всем заинтересованными сторонами.
• В четвертых Реалистичными (realistic) – достижимыми с учетом ограничений, накладываемых ситуацией, и необходимости согласования с другими целями. Например: нужен главный бухгалтер имеющих опыт работы в иностранной компании не менее 3 лет, в качестве главного бухгалтера не менее 3 лет, владеющий английским языком. При этом уровень заработной платы значительно ниже, чем ожидает большинство претендентов. Конечно, такой проект будет реалистичен при некоторых дополнительных условиях. Например. График работы- должен быть более льготным для такого специалиста. Например- присутствие в офисе не работе не полный рабочий день. Степень владения английским языком – чуть ниже, чем на самом деле требуется, чтобы привлечь кандидатов, для которых важно улучшить свой английский в  реальной работе. Длительность поиска- если соблюдать критерий по заработной плате то, такой проект может длиться до 6 месяцев.
• Таким образом, мы перешли к тому, что цель должна быть  определенной  по времени (timed) – для достижения цели устанавливается необходимое время. Любой проект выполним, главное, ваш заказчик должен понимать, что чем выше требования и менее гибок заказчик  в ограничениях, тем дольше может длиться проект по поиску и подбору необходимого кандидата.

В приведенном выше примере, проект по поиску главного бухгалтера для иностранной компании. Главным критерием успешной реализации проекта была  скорость закрытия позиции. Нам удалось убедить клиента об увеличении заработной платы, чтобы соблюсти все  требования, начиная с опыта работы, сроков и  заканчивая уровнем владения английским языком.

Следующий инструмент - Принцип Паррето.  Этот принцип «20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата» помогает нам четко следовать плану работы по проекту.

А именно: первые 20 % времени, куда  входит 1 этап  работы  по проекту: составление описания и согласования условий поиска, определение источников  поиска кандидатов - т.е. выработка тактики, составление объявления о позиции, размещение в интернет ресурсах, поиск по всем возможным источникам в первые 3-5 дней проекта, приносит основные плоды.  

Вся остальная деятельность проекта поиска будет приходится на  оставшиеся 80 %. При этом будет огромное значение иметь  умение определить важность и срочность действий, которые необходимо произвести.

Тогда на помощь приходить матрица Эйзенхауера- распределение задач по 4 квадранта:

I. Важное и срочное

II. Важное и не срочное

III Срочное, но не важное

IV Не срочное и не важное

К категории «Важно и срочно»  будут относиться работы находящиеся в ситуации аврала, т.е.  когда сроки уже истекли. Во внешнем рекрутменте бывает часто, что надо назначить интервью с кандидатом у клиента в очень жатые сроки.  Например, в пятницу в 17-30 пришло письмо с просьбой назначить встречу в понедельник в 9-00 или 10-00. Это из категории Важное и Срочное.

К категории «Важное и не срочное» относятся все запланированные по проекты работы. Если сроки начинают затягиваться, то проект может перетечь в стадию «Важно и срочно».

Срочное, но не важное – как правило, дела из этого квадранта мешают нам добиваться поставленной цели. Сюда часто относятся дела, которые поручают нам наши руководители, и их срочно нужно сделать. При этом часто эти дела, не имеют отношения к нашим непосредственным обязанностям. Не путайте эту категорию дел с категорией «Важно и срочно».

Категория «Не срочное и не важное» -чаще всего вообще не имеет отношения к профессиональной деятельности. Эти задачи не дают никакого результата, но они часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко - вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Так очень эффективным инструментом в работе рекрутера будет диаграма Ганта.

Она позволяет четко планировать время на каждый вид работ и контролировать их выполнения.

Рассмотрим на примере планирование работ по проекту Подбор персонала  по диаграмме Ганта.

К сожалению, влияние на этапах планирования встреч с заказчиком и принятие решения о кандидатах становиться минимальным. Поэтому иногда сроки могут очень сильно увеличиваться и корректироваться.

Образец диаграммы Ганта составлен по внедряемой системе внутреннего контроля работы по проектам компании КА Люди Дела.

Эта система позволяет нам четко планировать сроки, корректировать их в зависимости с ситуацией, держать в курсе событий нашего заказчика, что  помогает  нам быть успешными в своей деятельности.

Малышева Ольга Сергеевна

Управляющий партнер ЗАО «Кадровое Агентство «Люди Дела - Москва»

Статья оказалась полезной? Поделиться в

Возврат к списку